Términos de Pago

Procura 043
Términos y Condiciones Comerciales

Preámbulo
Todas las Organizaciones tienen Políticas y Procedimientos de todo tipo y sobre todos los temas que les afectan, ya sean grandes empresas muy estructuradas y especializadas, o pequeñas, informales y muy flexibles, y sin importar el capital o la solidez económica que tengan, todas tienen claro que en las políticas y procedimientos de Procura deben establecer los Términos y Condiciones Comerciales óptimos con los que desean interactuar con el mercado.
Las grandes las tienen registradas y en formatos (como Términos y Condiciones de Compra o de Venta), y las pequeñas las pueden tener sólo en mente (presentándolas en cada Convocatoria y/o en cada Cotización, o de manera verbal en sus transacciones), pero todas aspiran a que formen parte del acuerdo final y negocian intentando que cualquier compra-venta se ajuste lo máximo posible a sus términos ideales.
Desde el enfoque de Procura, los Términos de Pago son condiciones de la Organización que forman parte de los Términos y Condiciones Comerciales (ver Procura 032 Especificaciones Técnicas para Procura) que se envían a los Proveedores y Contratistas para estandarizar los procesos de adquisiciones (ver Procura 037 Solicitudes de Cotización) y que para muchas Organizaciones, después del precio y algunas excepciones, es el elemento comercial de mayor importancia a ser evaluado antes de proceder con una compra o contrato (ver Procura 024 Evaluación de Propuestas).

Introducción

Como consumidores finales, estamos acostumbrados a comprar bienes pagando (por ejemplo) contra entrega del bien (A), con tarjeta de débito (B) y a la entrega de un comprobante de pago (C), y para servicios se puede incluir un programa de pagos (D) según avances.

Comercialmente existen muchas modalidades de pago preferidas, teniendo en cuenta el alcance (según sean bienes, servicios u obras), el plazo de entrega (inmediato, diferido, programado, etc.), el lugar de entrega (local, regional, nacional o en el extranjero), la modalidad de la adquisición (compra o contrato, compra de caja chica, orden de compra abierta o “blanket”, orden de compra de importación, contrato de consignación, contrato de obra, etc.) y las condiciones particulares de la Organización (comprobantes de pago ad hoc, entregables comprometidos, inspecciones aprobadas o liberadas, envío de constancias y certificados establecidos, presentación de fianzas y seguros, resolución de reclamos o conflictos, etc.), por lo que potencialmente para cada adquisición se puede negociar los pagos de manera particular, sobre la base de las expectativas preferidas del Comprador y el Proveedor.

Para esta publicación, les presento algunos conceptos y las expresiones más usadas en los términos de pago preferidos de Órdenes de Compra y de Servicios, pero sin dejar de tener presente que estos deben negociarse y aceptarse por ambas partes.

Términos de Pago

Los Términos de Pago son el grupo de condiciones y requerimientos que el Proveedor debe cumplir para que la Organización proceda con el pago de sus facturas.

Legalmente, las Organizaciones están reguladas por el Código Civil (art. 1220 al 1276, y art. 1558 al 1566), que define y establece las principales condiciones, derechos y obligaciones del Acreedor y del Deudor.

En los modelos de contrato recomendados por FIDIC (Federación Internacional de Ingenieros Consultores), la Cláusula 14 desarrolla las mejores prácticas usadas para pagos por Obras y Servicios (como adelantos o anticipos, calendarios de pagos, certificaciones de pagos, pagos atrasados, retenciones y pago de retenciones, responsabilidades, etc.).

Cualquiera que fuese la fuente para establecer los Términos de Pago, estos incluyen la forma de pago (Payment Forms), las condiciones de pago (Payment Conditions), los medios de pago (Payment way), los hitos de pago (Payment Milestones) y las condiciones particulares y entregables de pago (Specific Conditions & Deliverables).

Formas de Pago (Payment Forms)

Los más usuales son:

A1.	Pago Anticipado (Payment In Advance – PIA / Cash On Delivery – COD) Es el pago adelantado (parcial o total) que se hace por bienes (generalmente por las fabricaciones que requieren compra de materiales), servicios (que requieren avanzar ingeniería, planos, especificaciones, etc.) u obras (para cubrir movilizaciones, alquileres y servicios preliminares).
A2.	Pago Contra Entrega (Cash On Delivery – CON) Es el pago a la vista habitual por compra de bienes (generalmente por Caja Chica) y por servicios cortos muy específicos. Se realiza contra la entrega del bien o de la conformidad del servicio.
A3.	Pago Factura N Días (Net N Days) Es el pago a plazo como consecuencia de que el Proveedor aprueba una “Línea de Crédito” al Comprador. Los plazos (en días calendarios) se negocian entre las partes, y pueden ser Factura 7, 10 15, 30, 45, 60, o el plazo acordado (Net 7, 10, 15, 30, … Days).
A4.	Pago Contra Documentos (Payment Against Documents – DAP) El Comprador instruye a su banco a efectuar el pago cuando el Proveedor cumple con entregar los documentos requeridos y acordados entre las partes.
A5.	Pago contra Valorizaciones de Avance aprobadas Es el pago según metrados verificados, o calculados según Valor Ganado o Milla Medida. La revisión y aprobación de metrados se hace mediante Estados de Pago (quincenales, mensuales, etc.).

Modalidad de Pago (Payment Ways)

Esta parte de los términos de pago establece el medio de pago que será usado en la transacción. Entre estos los más importantes son:

B1.	Transferencia Bancaria (Open Account) El Comprador transfiere dinero desde su cuenta bancaria, vía electrónica, a la cuenta del Proveedor.
B2.	Efectivo (Cash) Esta es ocasionalmente usada para adquisiciones por Caja Chica, y está sujeta al límite legal establecido (a la fecha) de S/ 3500 (para montos mayores, el pago debe ser mediante agentes financieros supervisados por la SBS).
B3.	Cheque Se emiten en varias opciones (de gerencia, intransferibles, no negociables, certificados, etc.), siempre de acuerdo a la Ley de Títulos y Valores. No se usa para pagos internacionales entre empresas (los “Cheques de Viajero” se usan para facilitar las compras de los turistas). Es la forma de pago preferida en las Contrataciones del Estado.
B4.	Carta de Crédito (Letter of Credit – LC) Existen varios tipos de Cartas de Crédito, según que el pago sea para un Proveedor local o para uno extranjero. Las condiciones de ejecución se establecen de común acuerdo entre las partes (irrevocable, no negociable, a la vista, intransferible, etc.). El Comprador (el Ordenante) instruye a su banco (Emisor) que abra una CC a favor del Proveedor (el Beneficiario) quien deberá cobrar la CC a través de un banco en destino (Corresponsal), después de haber cumplido con todas las condiciones establecidas.
B5.	Giro (Bank Draft) El Comprador emite una orden de pago a su banco a favor de una persona (natural o jurídica) que no tiene cuenta en el banco, y como referencia para el pago se usa el Documento de Identidad o el Registro de Contribuyente. Con la opción de transferencias interbancarias, el uso de giros está en descenso pero aún se usa para el pago de “Liquidaciones de Compra” (ver Procura 033) y entre algunas MyPES y PyMES.
B6.	Transferencia Bancaria Internacional (Wire Transfer o Telegraphic Transfer – T/T) El Comprador transfiere el dinero de su cuenta a la del Proveedor. Se usa principalmente en transacciones internacionales.
B7.	Tarjeta de Crédito (Credit Card) Muy usada para compras de materiales Clasificación C (bajo valor pero alto volumen o rotación).
B8.	Tarjeta de Débito
B9.	Cuenta Recaudadora Este es un producto bancario que permite a los Proveedores que sus clientes efectúen los pagos a través de los “Agentes” del banco, las agencias, banca móvil y/o internet, permitiendo identificar a los depositantes con un código asignado.
B10.	Depósito en Cuenta Este es el pago en efectivo que se hace en un banco (o cajero automático) a una cuenta del Proveedor.

Hitos de Pago (Payment Milestones)

Este requerimientode pago aplica principalmente para Contratos de Obra y para algunas Órdenes de Compra de bienes y servicios de alto valor, y con cronogramas de avances y progresos (es decir, para la adquisición de fabricaciones y servicios especiales) que tienen establecidos desde la Cotización los puntos principales de ejecución, y que sirven para controlar el progreso o avance, y sus respectivos pagos. Entre estos tenemos:

C1.	Aceptación de la Orden / Contrato
C2.	Ingeniería aprobada (memorias de cálculo y especificaciones técnicas aprobadas).
C3.	Planos de fabricación aprobados.
C4.	Adquisición de materiales (contra presentación de copias de facturas y/o órdenes de compra aceptadas por los sub-proveedores)
C5.	Planes de contingencia aprobados De seguridad laboral (safety), seguridad empresarial (security), ambiental, etc.
C6.	Hitos establecidos por el Proveedor
C7.	Liberaciones de aseguramiento de la calidad
C8.	Pruebas y ensayos satisfactorios
C9.	Despachos parciales / Ejecuciones parciales
C10.	Entrega Final / Fecha límite de ejecución

Condiciones Particulares y Entregables
(Specific Conditions & Deliverables)

Este requerimientode pago se refiere a las instrucciones particulares de la Organización que el Proveedor debe cumplir para dar por aceptado el procesamiento y ejecución del pago. Entre estos tenemos (si aplican):

D1.	Comprobantes de pago correctamente emitidos y de acuerdo a las instrucciones de la Organización (como incluir N° de Contrato u Orden, no incluir más de un Contrato u Orden en una factura o guía de remisión, indicar TAGs de los bienes, etc.).
D2.	Para Órdenes de Importación de bienes, que incluya (según el Incoterm ICC acordado): P Factura Comercial (en español) P Packing list (en español) P Documento de embarque (B/L o AWB o Carta Porte) P Certificado de origen P Permisos y licencias que apliquen (sanitarias, técnicas,     administrativas, legales, etc.)
D3.	Fianzas (por adelantos, garantías, etc.).
D4.	Pólizas de Seguros (CAR, CAE, etc.). Ver Procura 041
D5.	Constancia de pago de aportes sociales (CTS, EsSalud, AFP, etc.)
D6.	Certificados / Constancias de inspección de avance
D7.	Certificados / Constancias de inspección pre-embarque
D8.	Constancia de pago de impuestos y tributos (IGV, IR, etc.)
D9.	Certificado / Constancia de Garantía Técnica
D10.	Dossier de calidad
D11.	MSDS (en español)
D12.	Catálogos y manuales (de mantenimiento, repuestos, operación, capacitación, etc.).
D13.	Hojas Técnicas (Data Sheets) de partes, componentes y sistemas
D14.	Planos As Built (de obras civiles, de partes y montajes mecánicos, de partes y montajes eléctricos, de partes y montajes de instrumentos, etc.).
D15.	Constancia de “No Adeudo”

De acuerdo a lo presentado hasta aquí, no pretendo cubrir todas las opciones posibles de acuerdos de pago, pero la idea es que tengamos en cuenta que un Término de Pago sería la combinación de las descripciones y definiciones arriba descritos (es decir, A + B + C + D).

Deben haber observado que no todas las descripciones se pueden usar entre sí, pero a manera de ejemplo o ilustración les presento tres combinaciones habituales para Órdenes de Compra:

	Combinación
1.	A2 Contra Entrega + B3 Cheque + C10 Entrega Final + D1 Comprobantes de Pago y D9 Garantía Técnica 100% contra entrega, mediante cheque certificado, a la entrega del total de ítems de la orden y de la factura correctamente emitida, la guía de remisión, el certificado de garantía de cada ítem y una copia de la Orden de Compra.
2.	A1 Pago Adelantado y A3 Factura N Días + B1 Transferencia Bancaria + C3 Planos, C6 Hitos del Proveedor y C10 Entrega final + D1 Comprobantes de Pago, D3 Fianzas, D7 Inspección Pre-Embarque y D10 Dossier de Calidad 1. 20 % Adelantado, factura 7 días vía Transferencia Bancaria,     con la aprobación de los planos de fabricación y la entrega de     una factura correctamente emitida y la fianza bancaria     equivalente al valor del adelanto. 2. 20 % Factura 30 días vía transferencia bancaria, al despacho     total de los bienes establecidos para el hito 1 de 3, y la entrega     de la factura correctamente emitida, la guía de remisión, el     certificado de inspección pre-embarque y la copia de la     Orden de Compra. 3. 20 % Factura 30 días vía transferencia bancaria, al despacho     total de los bienes establecidos para el hito 2 de 3, y la entrega     de la factura correctamente emitida, la guía de remisión, el     certificado de inspección pre-embarque y una copia de la     Orden de Compra. 4. 40 % Factura 30 días vía transferencia bancaria, al despacho     total de los bienes establecidos para el hito 3 de 3, y la entrega     de la factura correctamente emitida, la guía de remisión, el     certificado de inspección pre-embarque, el Dossier de     Calidad revisado y aprobado, y una copia de la Orden de     Compra.
3.	A1 Pago Adelantado y A4 Contra Documentos + B4 Carta de Crédito y B6 TT+ C1 Aceptación de OC, C8 Pruebas y Ensayos, y C10 Entrega Final + D2 Documentos de Importación, D3 Fianzas, D7 Inspección Pre-Embarque, D9 Certificado de Garantía, D12 Manuales y D13 Data Sheets. 1. 10 % Adelantado, vía Transferencia Bancaria Internacional,     con la aceptación formal de la Orden de Compra, y la entrega     de una factura correctamente emitida y la fianza bancaria     equivalente al valor del adelanto. 2. 40 % vía Carta de Crédito Stand By irrevocable, intransferible,     no negociable, a la vista y contra el envío de la constancia de     aprobación de las pruebas y ensayos emitida por el     Representante del Comprador y de la factura correctamente     emitida. 3. 50 % pago Contra Documentos, al despacho total de los bienes     establecidos en la Orden de Compra, y la entrega de:     • La Factura Comercial       (emitida para trámites de Aduanas al 100% del valor de        la Orden, en español)     • La Lista de Empaque       (por cada bulto, pallet, skip, caja o unidad de empaque       despachado).     • El Documento de Embarque (B/L o AWB)     • El Certificado de Origen     • El certificado de inspección pre-embarque     • El Permiso de Exportación.     • El certificado de garantía (para cada ítem de la Orden)    • Los Manuales de Operación y Mantenimiento     • Los Catálogos de Repuestos y Partes     • Las Hojas Técnicas (para cada ítem de la Orden, en español)

Aunque parezca exagerado, el nivel de precisión y de detalle de cada Término de Pago nos protege de riesgos e incertidumbres propias de cualquier transacción comercial.

Observaciones y Comentarios

1.	Para las órdenes de importación con hitos de pago programados, el Proveedor va emitiendo las facturas para pago conforme progresan la fabricación y los compromisos asociados (como pruebas y ensayos, emisión de planos As Built, inspecciones, etc.); estas son facturas de avance que se deben registrar en la Contabilidad del Comprador y pagarse al Proveedor. Para la importación ante Aduanas, el Proveedor emite facturas para trámites que no se deben registrar en la Contabilidad de la Organización y no se pagan al Proveedor (son emitidas sólo para trámites en Aduanas). En cierta ocasión, un contador que registró y pagó las facturas de los avances, también recibió las facturas para trámite, por lo que hizo un pequeño escándalo porque sostenía que el Proveedor pretendía cobrar dos veces (es decir, que el Proveedor ya había cobrado las facturas para pago de los avances y que ahora pretendía cobrar las facturas para trámite). Finalmente se aclaró el tema, las facturas para trámite se enviaron a T&L para que procesen la importación y la anécdota sirvió como Lección Aprendida para Contabilidad.
2.	Los términos de pago de Contratos son mucho más complejos y elaborados que los habituales a las Órdenes de Compra y Servicios, por lo que los Administradores de Contratos deben dedicar mayor cuidado y tiempo para evitar pagos indebidos (o para evitar entorpecer un pago conforme). Por la naturaleza de los alcances de los contratos y las órdenes de servicio, los controles de validación no pasan por la revisión documentaria de guías de remisión, reportes de Tráfico y Logística, o registros de inventarios de Almacén. El conocimiento y manejo de MS Excel (para revisión de Estados de Pago) y de técnicas como Valor Ganado y/o la Milla Medida (entre otras) son valiosos para la administración adecuada de pagos.
3.	De la misma manera como las Organizaciones tienen Términos y Condiciones de Compra (que son enviados a los Proveedores con las convocatorias de RFQ, RFP y RFT, e incluye los Términos de Pago del Comprador), muchos Proveedores tienen sus propios Términos y Condiciones de Venta (que incluyen los Términos de Pago al Proveedor). La conciliación de discrepancias entre los términos de cada uno requiere de habilidades de negociación y solución de conflictos.
4.	La expresión “factura correctamente emitida” no tiene el mismo resultado entre facturas locales y de importación. Pero se coloca como condición de aceptación o rechazo para inducir al Proveedor a que la emita bien desde la primera vez, y aunque expresamente el texto no lo dice así, será responsabilidad del Proveedor que el pago no se procese y que se retrase hasta que lo haga bien. • Para las adquisiciones locales, todos suponemos que el     Proveedor sabe cómo emitir todos los comprobantes de pago     requeridos, pero la experiencia ha demostrado que no siempre     es así. Es necesario hacerle saber al Proveedor que debe revisar     el Reglamento de Comprobantes de Pago, cuya última     actualización corresponde a la R.S. N° 141-2017-SUNAT     (ver Procura 033). • Para adquisiciones de importación es más que evidente que     el Proveedor extranjero no sabe cuáles son las características     exigidas por Aduanas, por lo que es responsabilidad del     Comprador comunicarlas para que se incluya toda la     información mínima requerida (R.S. N° 491-2010-SUNAT).

Referencias

Para terminar, invito a comentar y compartir experiencias o anécdotas a los amigos y colegas de Procura, como Ruth Camavilca, Leopoldo Denegri y Mario Benitez (Bechtel), Eduardo Arenas (Fluor), Eduardo Velásquez (Wood), Alberto Velarde (Cerro Verde), Jorge Sandoval, Tito León A. y Nicolas De la Cruz (DRP), Fabrizzio Gonzales B. (Los Portales), Jorge Oyague y Xenia Rodríquez (Lumina), Jesús Mendoza (BSH), Julio Vilca D. (Milpo), Milton Garcia (M3 Engineering), Percy Cristobal (El Brocal), Roberto Quispe F. (SNC Lavalin) y Roy Arrollo (Chinalco).

¡Saludos a todos!
Ing. Juan A. Valdivia Jáuregui