Procura 004
Preámbulo
De manera muy somera, el concepto de ‘Activación’ (Expediting) como parte de Procura se refiere a la función que se encarga de controlar y asegurar que una adquisición se completará en los plazos o hitos establecidos en una Orden de Compra, y de acuerdo a los alcances, costos y calidades acordados. En el siguiente artículo quiero intentar ampliar la función con el objetivo de separarla de la labor de los Compradores o de los Inspectores de Calidad de Proveedores.
Aunque aquí me centro en la Activación de las Órdenes de Compra, también es parte de la función el hacer ‘seguimiento’ (entre otros) a los procesos de producción (del Proveedor), de aseguramiento de la calidad (del Proveedor), de tráfico y logística (del Transportista).
ISO 9001 y Activación
La función de ‘Activación’ (Expediting) apareció muchos años atrás, pero se institucionalizó como una función de Procura cuando ISO 9001:2000 lo presentó de manera muy breve pero efectiva en el párrafo 7.4.1 Proceso de Compras, de tal manera que las empresas certificadas (y las homologadas) debían desarrollar la función de manera consciente e independiente, y no como una actividad inherente o subordinada del proceso de compras.
En ISO 9001:2015, el proceso de Activación se ve reforzado porque la norma se reenfoca en la gestión del riesgo y le dedica a la Activación un párrafo explícitamente desarrollado: 8.4.2 Tipo y Alcance del Control.
La Función de Activación
Como fuese que haya sido el origen de su aplicación, en Perú no es muy común que las empresas realicen el servicio ‘independiente’ de Activación en sus compras (y aún menos que lo contraten) porque las oficinas de Procura asignan esta función a los Compradores, y en campo (es decir, en los talleres o lugares en que el Proveedor produce o ejecuta la fabricación o los trabajos) regularmente se le asigna a los Inspectores de la Calidad del Proveedor.
Quienes manejan muy bien el concepto de Activación (Expediting) y de Activación de Campo (Shop Expediting) son las empresas constructoras y petroleras (y algunas mineras).
Si comparamos las funciones de compras y contratos para tratar de entender la función de Activación, la mejor analogía sería:
“La función de Compras es a la de Activación,
como la función de Formación de Contratos es a la de
Administración de Contratos”.
De manera muy resumida (obviando varios pasos para tratar de ser didáctico), la comparación Compras-Contratos se puede presentar de esta manera:
| Actividad | Sub-Proceso | Contratos | Compras |
| Recibir la Requisición | Formador de Contratos | Comprador |
| Seleccionar Proveedores Seleccionar Contratistas | Formador de Contratos | Comprador |
| Solicitar Cotizaciones (RFQ) Solicitar Propuestas (RFP) | Formador de Contratos | Comprador |
| Evaluar Cotizaciones Evaluar Propuestas | Formador de Contratos | Comprador |
| Emitir la Orden de Compra Emitir el Contrato | Formador de Contratos | Comprador |
| Controlar el avance/progreso Controlar la ejecución | Administrador de Contratos | Activador |
| Controlar los Plazos Controlar los Hitos | Administrador de Contratos | Activador |
| Controlar Riesgos y desviaciones Controlar Riesgos y discrepancias | Administrador de Contratos | Activador |
Es decir, el contrato aprobado pasa del Formador de Contratos a un Administrador de Contratos que se va a encargar de verificar que el alcance, el tiempo, el costo y la calidad especificados en el contrato se cumplan, tomando todas las medidas necesarias para evitar o reducir los riesgos y modificaciones, manteniendo la comunicaciones necesarias con el Contratista, los Usuarios e involucrados (como Ingeniería, Producción, Operaciones, Calidad, Contabilidad y Tesorería, Seguridad, Comunidad, etc.) para que el Servicio u Obra se ejecute (en lo posible) con poca distorsión de la Línea de Base (o Baseline) del contrato.
De igual manera, la Orden de Compra aprobada pasa del Comprador al Activador, quien se debe encargar del seguimiento (progress tracking) para que el Proveedor cumpla su parte de acuerdo a las descripciones, plazos, precios y calidades establecidos en la Orden de Compra, tomando las medidas necesarias para evitar o reducir los riesgos y Cambios de Orden, y manteniendo las comunicaciones necesarias con el Proveedor, los Usuarios e involucrados, para que los productos se entreguen de acuerdo a las especificaciones iniciales de la Orden.
En general, la Orden de Compra (o el Contrato) sólo se devuelven al Comprador (o al Formador de Contratos) cuando sea necesario hacer Cambios de Orden. Hecho esto, regresa inmediatamente al Activador (o Administrador de Contratos) para que continúe con la supervisión de la Orden (o Contrato).
¿Qué es Activación?
Habiendo tratado el alcance general de la función, el alcance específico de la Activación se puede resumir en los siguientes puntos:
1. Monitorear todos los procesos de desempeño del Proveedor
Verificación del Alcance de la orden,
Resolver las “Desviaciones” del Alcance
2. Evaluar e Informar el Avance
Verificar los Plazos/Cronogramas establecidos en la Orden,
Resolver potenciales retrasos.
3. Desarrollar Planes vs. Presupuesto y administrar los
esfuerzos de Activación
Verificar los Costos establecidos en la Orden, Resolver
potenciales “Adicionales”
4. Evaluar el desarrollo y desempeño del Proveedor en el
cumplimiento de la Orden
Verificar el cumplimiento de la Calidad establecida en la orden.
5. Coordinaciones y aprobaciones Internas
Contactar con todas las áreas de la Organización que estén
involucradas con la compra (Ingeniería, Producción, QA/QC,
Tráfico & Logística, Compras, Almacenes, Contabilidad, Tesorería,
Gerencia, etc.), a fin de facilitar el cumplimiento de los hitos y/o
reducir impactos en costos y tiempos.
6. Hacer que los Proveedores cumplan con los Compromisos
Monitoreo general para evitar riesgos e incumplimientos
Seguimiento del levantamiento de No Conformidades
7. Revisar y validar los Estados de Pago y las facturas
Coordina con el área técnica para verificar avances y
aprobar los pagos.
8. Cerrar las Órdenes de Compra y evaluar a los Proveedores.
Observaciones y Comentarios
| 1. | Es evidente que no todas las Organizaciones pueden o deben hacer la función de Activación (así como no todas tienen Formadores y Administradores de contratos) y muchas se desarrollan y crecen sin que sus áreas de Procura ejecuten la función independiente (o dedicada) de Activación. Para participar en obras EPCM, si es un requisito (así como para trabajos en astilleros, minas, refinerías o centrales eléctricas). |
| 2. | Por otro lado, la ejecución dedicada de la función de Activación no se puede aplicar a todas las compras y no todas las compras justifican el esfuerzo de hacerlo (ese es el caso de las adquisiciones con órdenes de compra “abiertas”, las compras de “consignación” o de los Acuerdos de suministro por Lista de Precios) o simplemente, el volumen de compra o cantidad de Órdenes de Compra emitidas anualmente no lo justifican. Entonces, para aquellas empresas que no tienen implementada la función de Activación, se justifica que sólo para algunas adquisiciones contraten “ocasionalmente” el servicio de Activación (por ejemplo, en la compra de bienes de capital que superen cierto valor crítico o que el retraso origine costos y gastos que pongan en riesgo los compromisos de la empresa o los estados financieros, o para aquellas importaciones en que la devolución por defectos es un riesgo muy costoso). |
| 3. | Más allá de las circunstancias o causas que justifiquen que la función de Activación se realice o no de manera independiente, las empresas, las organizaciones y todos los profesionales de Procura debemos reconocer que tal función existe y que sobre todo, satisface y cumple las expectativas de los proyectos desarrollados según PMI, y de las operaciones que se realizan con Sistemas Integrados de Gestión (Calidad o ISO 9000, Ambiental o ISO 14000 y Seguridad o OHSA 18000). |
| 4. | La mejor herramienta del Activador es y será MS Excel (o los programas o macros que algunos ERP tienen para registrar los avances de progreso), y los indicadores de gestión (KPI), basándose principalmente en tiempos reales de ejecución o entrega, contra los tiempos comprometidos o establecidos con la Orden o los promedios estándar o históricos que pudiese haber como referencia. |
| 5. | Existen una variedad de formatos y modelos de reportes que son propios de la función de Activación (principalmente Minutas de Reunión con temas y pautas estandarizados, o plantillas MS Excel con items, tags, fechas y avances) hay algunos formatos que son acondicionados al tipo de bien o servicio a monitorear. Es importante que el contenido sea coordinado con los involucrados en el control de avance, como Ingeniería (para verificar la evolución de la emisión y aprobación de planos), Contabilidad (para proyectar pagos y egresos), Supervisión de la Calidad del Proveedor (para programar visitas de pruebas y ensayos o de liberación de embarques), y T&L (para programar despachos, permisos, licencias, etc.), entre otros. |
| 6. | Para evitar que las personas que conforman la Organización, den al Proveedor indicaciones o instrucciones incompletas, distorsionadas y (a veces) contradictorias, lo usual es que la Organización presente al Activador como el contacto oficial y formal, entre la Organización y el Proveedor. Esto significa que todas las áreas de la empresa (incluidas las demás funciones de Procura) sólo pueden comunicarse formalmente con el Proveedor a través del Activador, y ha ocurrido que muchas veces alguna persona causa desorden en las comunicaciones, al no respetar esta indicación. El Proveedor debe tener la suficiente rigurosidad para mantener las comunicaciones formales a través del Activador y evitar, amablemente, que otras personas salten la comunicación formal, y deberán alertar al Activador de cualquier comunicación informal de alguna persona de la Organización. |
Referencias
1. ICIM
2. Applus
3. Northwest
4. ANVIL
5. TUV Rheinland
Por su experiencia y conocimientos, invito a comentar sobre este tema a los colegas de Fluor (Eduardo Arenas, Elisa Caballero, Michael Socolich M., Carlos Arroyo, César Castillo, Manuel Rojas, Diana Monteza G. y Percy Osorio M.), Bechtel (María Prince, Héctor Lopez D. y Martín Carhuattocto), AMEC (Gabriela Chávez), AESA (Alfonso Pasapera), Antamina (Jorge Martínez, Hugo Vilcahuaman, y Roberto Deza V.), Haug (Roberto Quispe Fuster), M3 (Milton García C.), CCM2L (Antonio Traverso C. y Marta Vergaray), El Brocal (Percy Cristobal), Cerro Verde (Alberto Velarde Ch.), Nexa (Miguel Aguirre), Anglo American (Xenia Rodríguez Q. y Vanessa Aldave M.), Santo Domingo (Javier Bohórquez), Ausenco (Marisa Paz, Johanna Pacheco G. y Roxana Vásquez); IPD (Juan Pablo De la Cruz), MDH (Freddy Matute M.), FAMESA (Víctor Huaraz C.), COSAPI (Fabrizzio Gonzales B.), SNC-Lavalin (Miguel Vargas, Juan Juárez V. y Ulises Proaño), Minsur (Julio Vilca D.), Grupo GyM (Gian Carlo Mondragon O. y Richard Barrios C.), Chinalco (Luis Segundo, Julio Cisneros, Alfonso Uriarte G., Rafahel Ruiz R., Patrick Tweddle, Johnny Chang L. y Luis Osorio T.), DRP (Tito León A., Carlos Poves S., Julio Gutiérrez y Gregorio Jaime A.), DIAR Ingenieros (Sergio Moreno F.), Rutas de Lima (Mónica C. Rodríguez), Consorcio PMC Talara (Paul Briones y Miguel Salazar), TWM (Mary Bartra), Las Bambas (Paul Garcés y Yill Portugal B.), HAGEMSA (Juan C. Calderón T.), Interglobo (Leopoldo Denegri), Lumina Copper (Jorge Oyague G.), Momentun (Álvaro Valdivia P.), así como a Ricardo Quiroz A., Juan R. Paucar, Carlos Llacza, Juan C. Núñez A., Michel Acuy, Oscar Ruesta A., Alberto Timoteo R., Ruth Camavilca V., Inés Tovar F., Bárbara Flores, Hernán Dulanto O., Eduardo Velásquez, Mario Benítez P. y Paul Queens D.
Saludos a Todos
Ing. Juan A. Valdivia Jáuregui
CIP N° 51116