Procura 005
Preámbulo
En este artículo me enfoco en la función de verificar el aseguramiento de la calidad (QA/QC) del Proveedor, entendiendo que un sistema de gestión de la calidad (SGI) no “necesariamente” garantiza la calidad del producto, y viceversa.
Son temas distintos que no deben ser mezclados o confundidos.
Aseguramiento de la Calidad
Hay trabajos y empresas que aparecen o existen porque los Estados legislan que son necesarios para el buen funcionamiento del sistema establecido (como el servicio de Agentes de Aduanas, de Notarios Públicos o de Árbitros Contractuales) y emiten leyes y reglamentos que establecen los alcances y características de sus funciones.
De igual manera, hay algunas funciones que son establecidas por normas internacionales de gestión y aunque no tienen la obligatoriedad de las normas legales, deben ser cumplidas por quienes desean acogerse a ellas y pretenden ser certificados u homologados por estas normas (como los sistemas de gestión de la calidad, de seguridad y salud, de responsabilidad social, de ‘compliance’, de gestión ambiental, etc.).
ISO 9001 y Procurement
Este es el caso de la función de vigilar y controlar la calidad de las adquisiciones (de bienes y servicios) por parte de Procurement (Procura o Logística), descrita por ISO 9001:2015 en la cláusula 8.4 Control de los procesos, productos y servicios suministrados externamente:
8.4.2 Tipo y alcance del control
La organización debe asegurarse de que los procesos, productos y servicios suministrados externamente no afectan de manera adversa a la capacidad de la organización de entregar productos y servicios conformes de manera coherente a sus clientes.
La organización debe:
a. Asegurarse de que los procesos suministrados externamente
permanecen dentro del control de su sistema de gestión de la
calidad;
b. Definir los controles que pretende aplicar a un proveedor externo
y los que pretende aplicar a las salidas resultantes;
c. Tener en consideración;
1. El impacto potencial de los procesos, productos y servicios
suministrados externamente en la capacidad de la
organización de cumplir regularmente los requisitos del
cliente y los legales y reglamentarios aplicables;
2. la eficacia de los controles aplicados por el proveedor externo;
3. Determinar la verificación, u otras actividades necesarias para
asegurarse de que los procesos, productos y servicios
suministrados externamente cumplen los requisitos.
La primera parte (8.4.2 a) se refiere a que los procesos suministrados o ejecutados externamente (es decir, por los Proveedores y Contratistas), deben ser verificados por Procura. Este es el párrafo que define la función de la supervisión o verificación de lo que hace el Proveedor o Contratista.
Los siguientes párrafos establecen que la Organización debe definir los controles al Proveedor externo, las consideraciones (impactos y eficacia) y establecer el alcance de las verificaciones.
Es así como Procura incluye en el proceso de adquisiciones la función de supervisión o control de la ejecución y la liberación de pre-entrega y entrega de bienes y servicios en las instalaciones del Proveedor (talleres o almacenes, conocida como supervisión de la entrega), de manera adicional e independiente a los controles y verificaciones habituales que el área de Almacenes y/o Ingeniería realice en las instalaciones del Comprador (supervisión de la recepción).
El nivel de control y verificación variará dependiendo de la matriz de condiciones, impactos y riesgos a considerar; entre otros:
a. La complejidad de producción o ejecución del bien o servicio.
b. El volumen de producción o tamaño de los lotes.
c. La experiencia del Proveedor
d. El valor de la adquisición.
e. Los hitos de pago establecidos.
f. El lugar de entrega (compra local o de importación).
g. Los plazos e hitos de entrega (programa de entregas y ruta crítica).
h. El requerimiento de pruebas, ensayos y protocolos pre-entrega
establecidos por las normas (pruebas con testigos, pruebas
estándar, pruebas especiales, etc.).
Los Supervisores de la Calidad
Así es cómo en Procura aparecen los Supervisores de la Calidad del Proveedor, denominados también como Supplier Quality Surveillor (SQS), Supplier Quality Supervisor (SQS), Supplier Quality Representative (SQR), Representante de Aseguramiento de la Calidad del Proveedor, Supervisor QA/QC del Proveedor, etc.; quienes deben ir a las instalaciones del Proveedor para verificar y validar que los bienes, servicios u obras están siendo fabricados o ejecutados de acuerdo a los términos y condiciones de la Orden de Compra o Contrato (ver Procura 032).
Para que el Supervisor ejecute adecuadamente sus funciones, la Organización debe establecer con el Proveedor o Contratista que el Supervisor o Representante está autorizado por la Organización a presentarse en su nombre y que tiene todos los atributos y requerimientos establecidos en el Sistema de Gestión de Calidad (SGC) del Proveedor y los del Comprador (que deben ser asumidos y aceptados por el Proveedor), y que él podrá emitir No Conformidades y Observaciones, así como Rechazos y Liberaciones (al bien o al proceso de ejecución).
Así como la recepción de bienes en el almacén del Comprador requiere que la Organización delegue la verificación de calidad a los supervisores internos (o propios) de Ingeniería, Operaciones, y/o a los Inspectores de Calidad, para ejercer o ejecutar el control de la calidad en las instalaciones del Proveedor, la Organización se apoya en Ingenieros y Técnicos calificados y Certificados, en especialidades como soldaduras (por AWS y ASME), de recubrimientos (por NACE), de tuberías (por API y ASME), de ensayos no destructivos (por ASNT y ASTM), etc., que pertenecen al área de Procura (o son subcontratados para hacerlo).
El trabajo del Supervisor de la Calidad del Proveedor se ejecuta durante el control de avance de la fabricación, y culmina con la liberación de los productos (en la entrega final), y sus funciones principales están íntimamente relacionadas con:
(1) Validar el uso adecuado de las especificaciones técnicas
establecidas en la orden o contrato (planos, diagramas,
data sheets, etc.),
(2) Verificar el cumplimiento del programa de entregas,
(3) Participar de las Pruebas y Ensayos establecidos y reportar
los resultados.
(4) Ejecutar las liberaciones y/o dar las conformidades técnicas,
para que:
a. Activación (Expediting) controle el cumplimiento de
los cronogramas y del alcance de las Órdenes, y prevenir retrasos,
coordine Cambios de Órdenes y sustente reclamos,
b. T&L coordine los equipos y vehículos adecuados para el
carguío y transporte, y
c. Almacenes esté advertido de la necesidad de espacios y de
condiciones especiales de recepción, custodia y resguardo,
(5) Verificar el dossier de calidad (aprobando los documentos
emitidos por el Proveedor).
Observaciones y Comentarios
1. La administración de la calidad comenzó en Japón, desarrollando
el concepto de TQM o Total Quality Management, centrado en la
satisfacción del cliente a largo plazo, y que involucraba la participación
de todos los trabajadores.
Es la fuente de los programas de aseguramiento y control de la
calidad (QA/QC) de la organización, orientados a la calidad de los productos
y servicios que la empresa produce (distinto del sistema de gestión
de la calidad, orientado a los procesos de la organización).
2. La cláusula 8.4 de ISO 9001:2015 también es la que limita (restringe,
pero no impide) a las empresas con sistemas de gestión de calidad
(SGC) a comprar y contratar sólo a Proveedores con SGC o que
hayan sido homologadas por sus programas de aseguramiento de
la calidad (QA/QC).
3. La supervisión de la calidad del proveedor es la función de Procura
que requiere del personal técnicamente más especializado del área
(por las certificaciones y calificaciones que deben poseer).
Usualmente es subcontratado para operaciones pequeñas y medianas
(ver Procura 084).
Adicionalmente, los supervisores deben ser debidamente inducidos
sobre las necesidades de Operaciones, Ingeniería, Proyectos o el
Usuario interno que fuese, para no retrasar innecesariamente las
liberaciones.
4. Sólo para ilustrar el tema de la inducción de las necesidades operativas,
en más de una ocasión he tenido que discutir con algunos Supervisores
de Calidad que no liberaban materiales que estaban debidamente
fabricados o ejecutados (estructuras metálicas), pero que estaban “con
los efectos de la intemperie” (un poco de polvo) al momento de la
inspección, sin tener en cuenta que, por condiciones climáticas del
tránsito hasta la Obra (en una mina), la pieza “limpia” no sólo llegaría
con polvo sino hasta con barro.
Esta falta de experiencia del Inspector originaba que se retrase la
liberación, encareciendo los costos de fabricación, impactando en
las rutas críticas de la Obra y en los costos de transporte.
5. La relación de los Supervisores de Calidad con el resto de las áreas de
Procura será mejor o peor dependiendo de la experiencia de éste,
del nivel de comunicación deseado (cantidad y frecuencia de los
reportes), del nivel de inspección pactado (alto, medio o bajo),
de las condiciones de entrega establecidas (documentos, pruebas,
ensayos y controles establecidos para las liberaciones de embarque,
ver Procura 068) y del tipo de tránsito y transporte requerido hasta
el punto de entrega acordado.
6. No existe material o insumo de uso industrial (materias primas,
metales, revestimientos, polímeros y productos químicos, etc.), ni
commodity o producto semiprocesado (semiterminados, agropecuarios,
alimenticios, farmacéuticos, etc.), que no tenga alguna especificación
técnica que describa las características de los productos o que establezca
las maneras como validar las propiedades (pruebas y ensayos), por lo que
cada Organización deberá establecer las normas que aplican a sus
adquisiciones, sus procesos y sus productos.
Los Supervisores de la Calidad del Proveedor verifican que esto sea así.
7. Los Proveedores deben tener presente este requerimiento de ISO
9001, y considerar en sus propuestas los costos adicionales u ocultos
que se pueden originar debido a los requerimientos del Supervisor de
la Calidad del Proveedor, y que se basa en vigilar que se cumplen las
pruebas, ensayos y requerimientos técnicos establecidos con las
especificaciones técnicas (ver Procura 032).
Dependiendo del rubro del negocio y el sector en que se desempeña,
para dar confianza a los Compradores sobre sus planes y programas
de calidad (el QA/QC del Proveedor) pueden apoyarse en normas
como ISO (por ejemplo, ISO 17025 Calidad en Laboratorios de
Ensayos y Calibración, que aplican para varios tipos de sectores
industriales), y muchas otras normas de ASTM (todas las normas
que comienzan con la letra E corresponden a métodos homologados
para pruebas de materiales e instrumentos).
Existen muchas referencias de especificaciones y normas, y de
programas de capacitación y certificación. En Referencias les
presento algunas.
Referencias
Los siguientes enlaces (en su mayoría orientados a los sectores de fabricaciones metálicas, minería y construcción), son unos cuantos de lo que se usan para realizar inspecciones de calidad o de las certificaciones que deben tener los inspectores de calidad:
1. Especificaciones ISO
a. ISO 17025:2017
b. ISO 5725-1:1994
c. ISO 10012
d. ISO 17034:2016
e. Guía ISO 33:2015
f. Guía ISO 80:2014
g. ISO 3834-1:2005
2. AWS
a. AWS D1.1/D1.1M-2010
b. AWS D1.4/D1.4-2011
3. API
a. API 1104
b. API Spec Q2
c. API RP 2X
d. API RP 10B-4
4. ASME
a. ASME NQA-1
b. The National Board and ASME
c. Boiler and Pressure Vessel Certification
d. Parts Fabrication Certification
5. NACE
a. Coating Inspector Certifications
b. General Coating Certifications
6. ASNT
Por su experiencia, invito a comentar sobre este tema a los colegas de Fluor (Eduardo Arenas, Fernando Ramos, Freddy Giraldo, Eduardo Maury, Diana Monteza G. y Percy Osorio M.), Bechtel (Alfonso Uriarte G., Paul Garcés, María Prince, Héctor Lopez D. y Martín Carhuattocto), Marcobre (Alfonso Pasapera), Antamina (Jorge Martínez y Roberto Deza V.), Haug (Roberto Quispe Fuster), M3 (Milton García C.), CCM2L (Antonio Traverso C. y Marta Vergaray), El Brocal (Percy Cristobal), Cerro Verde (Alberto Velarde Ch.), Nexa (Miguel Aguirre), Anglo American (Xenia Rodríguez Q. y Vanessa Aldave M.), Santo Domingo (Javier Bohórquez), IPD (Juan Pablo De la Cruz), MDH (Freddy Matute M.), FAMESA (Víctor Huaraz C.), COSAPI (Fabrizzio Gonzales B.), SNC-Lavalin (Miguel Vargas, Juan Juárez V. y Ulises Proaño), Minsur (Julio Vilca D.), Grupo GyM (Gian Carlo Mondragon O.), Chinalco (Luis Segundo, Julio Cisneros, Rafahel Ruiz R., Johnny Chang L. y Luis Osorio T.), DRP (Tito León A., Carlos Poves S., Julio Gutiérrez y Gregorio Jaime A.), DIAR Ingenieros (Sergio Moreno F.), Consorcio PMC Talara (Miguel Salazar), TWM (Mary Bartra), Las Bambas (Yill Portugal B.), Interglobo (Leopoldo Denegri), Lumina Copper (Jorge Oyague G.), así como a Ricardo Quiroz A., Juan R. Paucar, Carlos Llacza, Juan C. Núñez A., Michel Acuy, Oscar Ruesta A., Alberto Timoteo R., Ruth Camavilca V., Inés Tovar F., Bárbara Flores, Hernán Dulanto O. y Eduardo Velásquez, Juan Rubén Paucar, Alvaro Soto Yanqui, Carlos Llacza, Ricardo Quiroz Alarcón, Edwin Cristobal Vilca, Inés Tovar Fuentes, Araceli Ames, Mary Isabel Linares, Juan Ipince, David Seas, Hugo Soto M. e Ignacio Calderón V.
¡Saludos a Todos!
Ing. Juan A. Valdivia
CIP N° 51116
