Procura 002
En el Perú decimos “Logística” para referirnos al proceso de adquisición de bienes y servicios (sobre todo se usa así en las entidades estatales y públicas), pero en la mayor parte del mundo lo llaman Procura (una no muy buena traducción de la palabra Procurement), Abastecimiento o Administración de Suministros (Supply Management) o Cadena de Suministros o Cadena de Abastecimiento (Supply Chain) o Administración de Abastecimiento (sobre estas denominaciones, hay un interesante artículo sobre cómo denominar esta función, escrito por Nick Heinzmann en el blog Spend Matters Network, el cual termina con comentarios de muy buen humor).
Como fuese que se quiera llamar, para los artículos de este blog me voy a referir a Logística como lo hacen en el resto del mundo, y que consiste en el servicio de Distribución Física y que está íntimamente relacionado con Tráfico (de ahí la asociación que se resume como T&L), y que es la parte de Procura que se encarga del proceso de movimiento o flujo de recursos (bienes y personas) hasta donde son requeridos por la empresa (almacenes, oficinas, talleres y plantas, y muchas veces hacia las instalaciones de los clientes del negocio), asegurando cumplir los requerimientos de precio, seguridad, calidad y tiempo (lo que hace unas décadas se definió como la parte del Just In Time que debía tener los recursos en el tiempo justo en el lugar justo).
La cantidad de problemas e imprevistos que pueden haber y ocurrir, debido a restricciones (técnicas, comerciales, legales, operativas, de infraestructura, etc.) y disponibilidad oportuna (de equipos, medios de transporte, etc.), hace que T&L sea una especialidad dentro de Procura (como lo es Compras, Contratos o Calidad), que exige que el personal de T&L conozca de Incoterms (ver Procura 019), embalajes (ver Procura 012 y Procura 028), normas legales (ver Procura 016), estudio de rutas (ver Procura 025), materiales peligrosos (ver Procura 044), materiales restringidos de importar (ver Procura 075), técnicas de izaje, usos y costumbres portuarias, etc.
Alcances y Responsabilidades de T&L
Desde el enfoque de Procura (distinto al de Supply Chain), la función de Tráfico y Logística se refiere a asegurar que los bienes adquiridos lleguen a disposición de los clientes internos (Operaciones, Producción, Mantenimiento, Proyectos, etc.), al menor costo de transporte posible, en el lugar acordado (dentro o fuera de la Organización), en las condiciones requeridas, el momento preciso, y las cantidades establecidas en la Orden de Compra o Contrato, cumpliendo adicionalmente con los estándares ambientales, de calidad, de seguridad y de responsabilidad social que estén comprometidos.
Para Procura, Tráfico corresponde con todo lo referido al transporte (movilización o circulación) profesional de mercancías y bienes, así como a todas las tareas y actividades inherentes como tipos de vehículos (ver Procura 035), operaciones de estiba y desestiba, carga y descarga, trincado de cargas, embalajes, permisos y licencias, etc.). De manera general este término o concepto también se usa para denominar actividades ilegales o dolosas (como en el transporte de drogas o narco-tráfico, influencias políticas, armas y municiones, terrenos, etc.). La principal tarea del personal de Tráfico es en el comercio internacional, en la coordinación de almacenes de tránsito, transportistas, vías de transporte, operaciones portuarias, seguros, trámites de aduanas, etc.
La parte de Logística corresponde al sistema operativo que planifica, organiza, coordina, y acciona todos los medios necesarios para que, de acuerdo a las normas legales y los objetivos de la organización, el tráfico se realice de manera segura y eficiente. Históricamente, la logística se desarrolló por los ejércitos, para asegurar que las campañas militares no fracasen por falta de suministros en los frentes de combate (alimentos, agua, armas, municiones, etc.).
Ya sea que el servicio de T&L sea propio o contratado, es el capítulo 8 de la norma ISO 9001:2015 el qué orienta sobre el alcance general de este servicio (especialmente en las cláusulas 8.4 Control de los procesos, productos y servicios suministrados externamente, y 8.5 Producción y provisión del servicio).
Dependiendo del tamaño de la Organización (PyME, mediana o grande), de la ubicación geográfica de las fuentes de aprovisionamiento (local, regional, nacional o exterior), del sector al que se dediquen (construcción, energía, minería, petróleo, agroindustria, manufactura, servicios, etc.), así como de la frecuencia y el tamaño de las movilizaciones de carga, el servicio de T&L varía mucho de una a otra empresa, pero por su naturaleza, ésta es una de las funciones de Procura cuya ejecución es usualmente tercerizada. Aunque el servicio puede ser contratado en la totalidad del alcance, generalmente las empresas sólo contratan la parte del tráfico (el transporte), reservándose de manera total o parcial la administración de la logística (la planificación y la organización general del servicio).
Mencionado el alcance general del servicio de T&L, y tratando de resumir, el alcance específico o particular de cada Organización tendría que considerar las siguientes actividades y funciones del personal encargado de este servicio:
| N° | Función | Actividad |
| 1. | Desarrollar el Plan de T&L |
| 2. | Identificar los recursos necesarios, las restricciones y los requerimientos para el tránsito seguro de la carga, desde las instalaciones de los Proveedores hasta los puntos de acopio. |
| 3. | Establecer las calificaciones requeridas de los Operadores Logísticos y seleccionar las empresas que serán contratadas para cubrir los servicios externos (tales como agentes de carga, almacenes de tránsito, almacenes aduaneros, agentes de aduanas, transportistas locales, etc.) |
| 4. | Identificar y coordinar los requerimientos legales (permisos y licencias) que fuesen necesarios para manipular, recibir y transportar las cargas. |
| 5. | Establecer, mantener y actualizar las métricas o indicadores de gestión del área. |
| 6. | Verificar y actualizar los formatos establecidos por la Organización para el manejo, reporte y comunicación de las cargas recibidas, en tránsito y entregadas (como guías de remisión, listas de empaque (packing lists), entregables establecidos, MSDS, etc.) |
| 7. | Organizar y disponer el despacho de los materiales, hacer seguimiento a cada despacho y reportar el movimiento de las cargas en tránsito. |
| 8. | Verificar que se cumplan y se actualicen los planes y procedimientos operativos de los Operadores Logísticos (planes de seguridad, planes de contingencia, permisos y licencias, etc.) y los estándares aceptados con la Orden de Compra o Contrato. |
| 9. | Interactuar con Compras para establecer el mejor término de entrega, y comunicar adecuadamente las restricciones que existan para cada tipo de carga. |
| 10. | Interactuar con Activación para coordinar despachos, la documentación de los embarques y los requerimientos especiales que hubiesen. |
| 11. | Interactuar con los Supervisores de la Calidad del Proveedor, para verificar que el Proveedor cuenta con la liberación de despacho necesaria (es decir, que las pruebas y ensayos pre-embarque requeridos hayan sido aprobados por el Supervisor) |
| 12. | Verificar que antes de entregar la carga, el Proveedor conoce sobre las buenas prácticas de preparación de embalajes y de marcación de bultos. |
| 13. | Participar en las Reuniones de Inicio (Kick-Off Meeting) con los Proveedores que han sido adjudicados con una Orden de Compra o Contrato. |
| 14. | Verificar y validar los pagos a los Operadores Logísticos, si aplica, revisando demoras, atrasos, daños y mermas de la carga; así como penalidades, moras y multas; no conformidades y reclamos que afecten los estados de pago. |
| 15. | Procesar el cierre de las Órdenes de Servicio, Contratos y/o Acuerdos de Servicio que estén asignados. |
| 16. | Disponer el recojo en origen de los materiales de importación, y si fuese necesario y aplique, chartear naves adecuadas. |
| 17. | Coordinar con los Operadores Logísticos las operaciones aduaneras temporales que se requieran (importación temporal, admisión temporal, exportación temporal, etc.) |
Observaciones y Comentarios
| 1. | El enfoque de Tráfico y Logística para Supply Chain es diferente al de Procura, porque aplica para Organizaciones en las que además de atender a los clientes internos (adquisiciones), también debe atender a los clientes externos (ventas). Para ellos, la flota de vehículos (propia o contratada) que movilizan los insumos y bienes necesarios para la operación o la producción (la flota que entrega la carga en los almacenes de la empresa), también se encarga de movilizar los productos terminados a los clientes de la empresa (la flota recoge en los almacenes de la empresa los productos terminados o procesados, para despacharlos a los almacenes de los clientes). |
| 2. | Desde el punto de vista de riesgos, seguridad y control del servicio de T&L, las normas aplicables o de referencia, casi de revisión obligatoria, son ISO 28001 Sistemas de Gestión de la Seguridad para la Cadena de Suministros (que aporta pautas para la gestión de los riesgos en la cadena de suministros y proporciona un patrón de buenas prácticas para reducirlos), y BASC V5-2017 Sistema de Gestión en Control y Seguridad. Estas normas no pueden dejarse de tomar en cuenta en cualquier Procedimiento Operativo, de Seguridad y/o de Contingencia de cualquier área de T&L o de cualquier empresa de transporte. |
| 3. | Hay muchas empresas y profesionales que consideran que T&L es algo burdo o rústico (tal vez lo fue en la época de las carretas) y que no merece mucho análisis o ciencia, o que, dentro de la línea de tiempo de la procura, no requiere asignarle márgenes o tolerancias de tiempo para afinar la operación, sin tener en cuenta que, por el contrario, ésta es la parte del proceso de procura más expuesta a pérdidas, daños o accidentes. |
Las experiencias peruanas sobre problemas y soluciones son abundantes y muy variadas, por lo que espero que en algún momento los colegas de T&L, como Cesar Vinces, Ricardo Ormeño, Marggio Ponce, Hernán Dulanto, Paul Queens D., Leopoldo Denegri, Johana Pacheco G., Mario Benítez P., Rolando Ramos, Eduardo Velásquez, Bruno Aberásturi y Noemí García, nos compartan algunas de sus anécdotas sobre operativos complicados, contratos exigentes o movimientos sobredimensionados en Perú.
Saludos a Todos
Juan A. Valdivia J.
